Es el momento de poner a prueba sus capacidades de organización. Deberá programar una serie de tareas, y coordinarlas de modo que se asegure que el plan progrese paso a paso, y de manera lógica, hacia la culminación del proyecto. Vamos a ver en este y en el siguiente capitulo la progresión lógica que deberíamos seguir:
1- Se empieza por definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a cabo, teniendo en cuenta los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del proyecto. Otras unidades de trabajo incluyen las etapas secuenciales de la elaboración del proyecto, la compra y entrega del material, el almacenamiento de la materia prima, la contratación de personal adicional para las distintas fases del proyecto, etc.
2- Se determina el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.
3- Se determina la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habrá que elaborar un gráfico de Gantt para ver la programación de cada fase dentro del contexto de la totalidad del proyecto.
Pongamos por ejemplo una empresa de construcción:
Este gráfico representa las distintas fases de la construcción de un edificio. Cada celda representa una semana o un mes del calendario de programación de la obra. Otros gráficos más sofisticados añaden datos referentes al presupuesto y a los miembros del equipo responsables del proyecto. Se pueden emplear códigos de color para resaltar el progreso de cada fase.
4- Se determina el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el resultado igual al presupuesto total disponible. Los elementos a incluir en el presupuesto serían mano de obra, compensaciones para la plantilla, beneficios, gastos de viajes, suministros y otros gastos relacionados, material de construcción, equipos de fabricación, gastos de instalación, y gastos profesionales y de consultoría (arquitectos, ingenieros, etc.).